Getränkepauschale richtig planen

Kunden erwarten für ihre Feiern und Events eine Getränkepauschale.

Das ist oft ein typisches Problem für Gastronomen, die Menü- oder Buffetvorschläge sind bereits besprochen und am Ende der Planung der Veranstaltung kommt die Frage nach einer Getränkepauschale auf. Egal ob Firmenfeier, Geburtstagsparty oder Hochzeitsfeier.

Getränkepauschale ist oft ein Sonderfall für Gastronomen

Im Normalfall haben die Kunden die Befürchtung, dass sie am Ende Ihrer Veranstaltung eine Rechnung bekommen, die sie an ihre finanziellen Grenzen führt. Aber was bedeutet diese Sorge jedoch für dich als Gastronom? Solltest du die eigene Getränkekarte außer Acht lassen und eine Art Fixpreis anbieten? Macht es Sinn, die Kosten für die einzelnen Getränke etwas zu senken, um in Summe mehr vom Gin-Tonic oder Whisky-Cola zu verkaufen? Ist eine Pauschale sinnvoll, die nur gültig für alkoholfreie Softdrinks wie Coca Cola oder Fanta ist? Oder auch für Bier und Wein? Eventuell sogar noch für Longdrinks und Cocktails?

Schwieriges Thema – das wissen wir aus eigener Erfahrung nur zu gut! – denn generell gilt, dass die Getränke sowieso nicht leergetrunken werden, sobald eine Person oder ein Unternehmen die Kosten dafür übernimmt. Die Gäste greifen gern zu frischen Getränken. Wenn’s nicht ans eigene Geld geht, wird das letzte Drittel des mittlerweile handwarmen Getränkes gern an irgendeinem Tisch vergessen. An der Bar wartet ja schon ein kostenloses, neues Pils oder Hefeweizen.

Getränkepauschale gewinnbringend berechnen

Dein Risiko ist enorm hoch, wenn du eine Pauschale für einen unbegrenzten Zeitraum anbietest, dabei machst du als Gastronom mit ziemlicher Sicherheit Verlust. Du weißt schließlich selten genau, wer deine Gäste sein werden. Manche Besucher sind trinkfester als gedacht. Zudem fragst du die Kunden vorher eher selten über das Trinkverhalten der Gäste aus, was eine Kalkulation erfahrungsgemäß denkbar schwierig werden lässt.

Hier möchten wir dir zwei Varianten vorstellen, die dir als Anhaltspunkte dienen sollen, wie Getränkepauschalen für dich und deine Kunden sinnvoll und transparent berechnet werden können.

1. Definiere einen festen Zeitraum für die Getränkepauschale

Wähle die Getränkepauschale für einen Zeitraum von zum Bsp. maximal sechs Stunden. In dieser Zeit kannst du Bier der Hausmarke vom Fass und eine Auswahl an alkoholfreien Getränken wie Coca Cola, Saft und Mineralwasser ausschenken. Außerdem kannst du Heißgetränke sowie einen ausgewählten Rotwein, Weißwein oder einen Rosé ausschenken. Hier sollte der Preis bei ca. 25,00 Euro pro Person liegen, allerdings ist diese Kalkulation abhängig von deinem individuellen Preisangebot.

Auch interessant: Unser YouTube Video zum Thema "Solide Kalkulation für dein Restaurant"

Sollte die erste Variante zeitlich überschritten werden, kannst du die bereits genannte Getränkepauschale verlängern. Dafür wird jede weitere Stunde mit 6,00 Euro pro Person berechnet. Soll die Pauschale zur späteren Stunde auch Spirituosen und Longdrinks enthalten, kalkulierst du pro Stunde und Gast höhere Getränkepauschalen. Für Bier der Hausmarke (Alkoholfreies, vom Faß oder aus der Flasche), Softdrinks (Coca Cola, Fanta, Sprite), Wein plus Spirituosen wie etwa Ramazotti, Jägermeister, Wodka, Ouzo, Bacardi oder weitere Sorten solltest du mindestens mit 9,00 Euro pro Person und Stunde abrechnen. Je nach Qualität und Einkaufspreis deiner Drinks solltest du die Pauschale anpassen.

Denk aber auch daran, dass unsere Vorschläge nur Richtlinien sind. Bei allen Getränkepauschalen gilt es für jeden einzelnen Fall einen negativen Kostenfall und einen positiven Idealfall anzunehmen und daraus eine Mischkalkulation zu erstellen.

2. Staffelung der Getränkepauschale

Es kommt auch auf die Art des Events und Größe der Gruppe an, dabei ist es sinnvoll die Getränkepauschalen in verschiedene Bereiche aufzuteilen. Zum Beispiel kannst du je eine Pauschale für die Bar, eine für alkoholfreie Getränke und eine exklusive Pauschale für die gesamte Getränkekarte anbieten. Diese variieren natürlich in ihrer Preiskalkulation. Um sie zu berechnen, kann die Zielkostenkalkulation oder die Aufschlagskalkulation verwendet werden.

Die Zielkostenkalkulation richtet sich nach den Bedürfnissen deiner Gäste. Es wird mit einem Preis kalkuliert, von dem ausgegangen wird, dass dein Kunde bereit wäre, diesen zu zahlen. Um eine ungefähre Messgröße zu haben, muss vorher der Marktwert deines Angebots analysiert werden. Diesen kannst du ermitteln, indem du dich in deiner unmittelbaren Nachbarschaft umschaust und die Preise deiner Konkurrenz mit deinen eigenen vergleichst. Anschließend vergleichst du den Marktwert mit deinen eigenen Standardkosten.

Bei der Aufschlagskalkulation gehst du von den Kosten aus, die bei der Herstellung eines Getränks, beispielsweise eines Cocktails, entstehen und schlägst deine kalkulatorischen Aufschlagssätze auf deinen Wareneinsatz auf. Darunter zählen nicht nur deine Materialkosten, sondern auch Personalkosten, Mietkosten und Abschreibungen. Deine Aufschlagskalkulation kann auch noch modifiziert werden. Zum Beispiel durch fixe Aufschläge und ein- oder mehrstufige Aufschlagsätze, die sich nach deinen verschiedenen Produktgruppen unterscheiden.

Lies dir in diesem Zusammenhang ab besten noch unser kostenloses ebook zu 

„Kalkulationsgrundlagen in der Gastronomie – Überleben in der Wildnis“ durch. 

Hier findest du weitere hilfreiche Tipps um das beste aus deinem Restaurant zu holen!

Fair, realistisch und übersichtlich

Du solltest deine Produkte nicht zu günstig verkaufen, aber andererseits die Getränke auch nicht so hoch ansetzen, dass der Kunde sich über den Tisch gezogen fühlt und sich für einen Mitbewerber entscheidet. Überleg Dir, was du selbst als Gast bezahlen würdest, was du als Gastronom realistisch verlangen musst und zu welchen Preisen die Konkurrenz ihre Getränkepauschalen anbieten könnten. Auch hier gilt es einmal zu vergleichen welche Preise es beim Mitbewerber gibt. Das ist zwar etwas Arbeit, lohnt sich aber, um verlustbringende Geschäfte zu vermeiden. Ein durchkalkuliertes Angebot für Feiern wie Hochzeiten hilft dir, für den Trend, der zu Getränkepauschalen hinführt und auch für die Zukunft anhalten wird, gewappnet zu sein.

Eine übersichtliche und kostendeckende Grundkalkulation musst du prinzipiell nur einmal aufstellen. Im Kern kannst du sie immer wieder verwenden. Du musst sie lediglich anpassen, wenn deine Kosten steigen. Das können sowohl die Getränkepreise sein, als auch die Fixkosten wie Raummiete oder die Kosten für besondere Kundenwünsche. Mit diesen Vorüberlegungen bist du auf der sicheren Seite, um trotz Getränkepauschale Gewinn zu machen. Schließlich lebt auch der Gastronom nicht von Speisen alleine.

Achtung! Mache Qualitätskontrolle während der Veranstaltung: Zähle zum Beispiel durch, wie viele Gäste wirklich da sind, um die eine oder andere Überraschung zu vermeiden!

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